¿Le gustaría hacer anotaciones en un documento de Word para solicitar aclaraciones o modificaciones a sus colegas? ¡Así que añade un comentario! Una herramienta imprescindible para el trabajo colaborativo, presente en todas las versiones de Word.
Cuando se trabaja con varias personas en el mismo documento, el seguimiento de cambios y comentarios de Word es simplemente esencial. Estas dos herramientas de trabajo colaborativo, que a menudo se utilizan juntas, se utilizan para intervenir en un documento por su nombre.
El seguimiento memoriza la más mínima modificación (adición, supresión, formateo…) de cada participante. Permite al revisor del documento validar o rechazar las modificaciones todas juntas o una a una. Una hoja práctica le ayudará a aprovechar todo el potencial del seguimiento de cambios.
Los comentarios son pequeñas "burbujas" que intercambiamos sin tocar el contenido ni el formato del documento. Si, por supuesto, puede dejar comentarios para sí mismo como recordatorio, es principalmente para compartir ideas con colegas en lo que se han pensado estos comentarios. Además, en las últimas versiones del software de Office, al hacer clic en el botón Nuevo comentario, Word, Excel y PowerPoint le permiten "iniciar una conversación".
El uso de comentarios sigue siendo muy similar de una aplicación de Office a otra, por lo que muchos de los consejos que le damos aquí para Word siguen siendo válidos en Excel y PowerPoint. Concretamente, en Word, los comentarios se utilizan para pedir aclaraciones al autor o, si eres el autor, para llamar la atención de las personas que te están leyendo; o sugerir un cambio sin hacerlo usted mismo; o incluso para justificar por qué hizo una corrección, si no es obvio. Dado que se trata de una conversación, es posible responder a un comentario e incluso responder a una respuesta. La eliminación definitiva de comentarios está evidentemente prevista, pero en un contexto más procedimental, se conformará con cerrar la conversación indicándola como "resuelta", manteniendo en el documento el historial de los intercambios.
Todas las versiones de Word y las principales aplicaciones de Office (para Windows, macOS, para la web, para iOS y Android), incluidas las que tienen alrededor de diez años, tienen opciones para agregar comentarios en documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones de PowerPoint. Las versiones más recientes agregan la capacidad de responder o marcar la conversación como resuelta. En tout cas, anciennes ou récentes, les différentes versions de Word sont en mesure de s'échanger des documents avec la forme la plus élémentaire de commentaires : un petit texte tapé sans mise en forme trop compliquée, avec par exemple quelques mots en gras ou itálico.
¿Cómo cambiar mi nombre de usuario en los comentarios de Word?
Antes de agregar un comentario a un documento en Mac o PC, puede ser útil verificar y cambiar el nombre del autor que se asociará con sus comentarios futuros. Si desea cambiar el nombre del autor de los comentarios existentes sin tener que volver a escribirlos, le explicamos cómo hacerlo al final del artículo.
- En Word y otras aplicaciones de Office, cada comentario lleva el nombre de la persona que lo escribió.
- Para cambiar su nombre de usuario, consulte nuestra ficha práctica Cambiar el nombre de usuario de las aplicaciones de Word, Excel, PowerPoint y Office.
- Este nombre de usuario es el mismo para todo el software de la suite Office para Windows instalada en su PC o la suite Office para macOS instalada en su Mac.
- Si cambia el nombre de usuario en las Opciones de una aplicación de Office, a veces será necesario cerrar y volver a abrir sus documentos para que el cambio de nombre se refleje en sus comentarios futuros.
- En las aplicaciones de Office para la web y las aplicaciones móviles de Office, el nombre de usuario es el que está vinculado a su ID de inicio de sesión de Office, como su dirección de correo electrónico si ha tomado el plan de pago para consumidores de Microsoft 365 (anteriormente Office 365) de 99 € por / año para seis usuarios.
¿Cómo agregar comentarios en Word?
Microsoft está evolucionando gradualmente sus comentarios para estandarizarlos en todos los dispositivos y sistemas operativos. El nuevo formulario se llama "comentarios modernos", ya está disponible para todos los usuarios de Word para la Web y para aquellos en computadoras que acceden a obtener una vista previa de las versiones de Word (suscripción a Microsoft 365, Office Insider, canal Beta). Los comentarios modernos deberían referirse a las versiones estándar (canal actual) de Word para Microsoft 365 en Windows y macOS (más explicaciones sobre la ayuda en línea de Microsoft en francés o sobre la ayuda original en inglés) y las versiones para móviles: se le informará mediante un mensaje (ilustración a continuación) cuando inicie su procesador de texto.
Le presentamos ambas formas de comentarios y, en su computadora, según la versión de Office que esté utilizando, las opciones pueden ser ligeramente diferentes de las que le presentamos.
- En Word y otras aplicaciones de Office, cada comentario lleva el nombre de la persona que lo escribió.
- En su documento, seleccione la parte del texto que merece un comentario. A continuación, hay varias formas de crearlo, para elegir ...
- En Windows, Mac y la web, haga clic con el botón derecho en la selección para elegir Nuevo comentario desde el menú contextual. En Windows, también puede hacer clic en Nuevo comentario en la barra de herramientas flotante junto a la palabra seleccionada.
- En la mayoría de las versiones de Word, en el revisión, también es posible hacer clic en la cinta del botón Nuevo comentario.
- En la esquina superior derecha de Word, en versiones recientes, un botón comentarios permite (en la forma anterior) agregar un comentario o navegar por los comentarios anteriores o siguientes.
- Con comentarios modernos, este botón comentarios en la parte superior derecha de la pantalla se utiliza para mostrar el panel comentarios para crear uno, consultar otros, agregar, modificar, eliminar o resolver. Tenga en cuenta que con el nuevo diseño, solo este panel le permite leer o volver a abrir los comentarios resueltos, que de lo contrario estarán ocultos.
- Cuando escribe un comentario, los posibles enriquecimientos dependen de su versión de Word. Las opciones de formato del comentario moderno son más limitadas que antes: por el momento, sin lista con viñetas, imágenes, cambio de color del texto… ¡Una regresión que esperamos sea temporal! En todos los casos, tiene derecho a al menos estos atributos: negrita, cursiva, subrayado y tachado. La adición de enlaces en los que se puede hacer clic a las páginas web (copiar y pegar el enlace, por ejemplo) es posible según la versión, así como la inserción de imágenes a través de la pestaña Inserción> Imágenes en Word Windows y Mac, pero es posible que la imagen no se muestre a todos sus colegas.
- Para ser guardados en el documento y ser vistos por otros, los comentarios modernos deben estar "publicados". Para publicar el comentario, haga clic en el botón Cuestión (la flecha azul en Word, o la flecha verde en Excel, etc.) o presione las teclas Ctrl + Entrar en PC o Cmd + Entrar en MacOS.
- Si un comentario moderno está pendiente de publicación, Word se lo recuerda con un mensaje.
- Word elige un color para cada autor. El texto comentado está resaltado por el color del autor, abajo en azul para el autor Comentario ça Marche.
- Si hay varios autores de comentarios (tres autores en la ilustración siguiente), cada uno está representado por un color elegido automáticamente por Word en el dispositivo en el que se está ejecutando. Por lo tanto, no puede saber en qué color se mostrarán sus comentarios con sus colegas en su PC, Mac o teléfono inteligente, incluso cuando coedita con ellos en tiempo real un documento en línea. El réponses están registrados en offset (aquí Léa responde a Émilie). La pantalla varía según su versión de Word. Los comentarios "forma antigua" se mencionan en el margen y están vinculados al texto por una línea delgada ...
- ... mientras que los comentarios modernos se mencionan mediante una burbuja a la derecha del texto (excepto los comentarios resueltos, que están ocultos) o en el panel comentarios (incluidos los comentarios resueltos, que son visibles).
- Un consejo: en la prensa y las publicaciones, a veces escribimos todo o parte del comentario entre ((doble paréntesis)) para indicarle al revisor que este pasaje no está destinado a ser informado directamente en el texto, sino que se trata de un comentario privado. En la siguiente ilustración, por ejemplo, sugerimos escribir miles de millones y ((explicamos por qué)).
- Los comentarios modernos ignoran la autocorrección de Word en este momento.
- Si la autocorrección está activa para usted, cuando escribe la primera palabra del comentario, Word automáticamente escribe en mayúscula la inicial de esta palabra. Presione inmediatamente Ctrl + Z en PC o Cmd + Z en Mac si desea eliminar la letra mayúscula.
- Con las formas antiguas y modernas de comentario, está permitido Responder a un comentario. O para declarar un comentario o una conversación resuelta a través del botón Resolver. Se cambia el nombre de este botón Reabrir en caso de que la conversación finalmente merezca más intercambios.
- Con un clic derecho del mouse en un comentario, puede responder, resolver o eliminar un comentario.
- En la contraventana comentarios nuevas versiones de Word, el menú ... te da acceso a las diferentes opciones. En Word para la web, la elección Enlace a comentarios se utiliza para compartir el documento con personas que tienen el enlace web que va a enviar. En el siguiente paso, especificarás si estas personas tendrán acceso completo o de solo lectura, el período de validez, una posible contraseña, etc.
- Si el documento no tiene restricciones, es posible editar los comentarios hechos por otras personas.
- En la cinta de pestañas revisión, si ha elegido mostrar el Marcas simples seguimiento de cambios, los comentarios solo se representan mediante una burbuja, pero no se ve el contenido. El botón Ver comentarios le permite leer comentarios.
- Las opciones que ofrece este botón Ver comentarios nuevamente varían dependiendo de su versión de Word, a continuación con comentarios modernos, podemos solicitar una pantalla cerca del texto (Contextual, sin los comentarios resueltos) o en el panel comentarios (Lista, con comentarios resueltos).
- Tenga cuidado si está editando un documento en línea al mismo tiempo, sus comentarios y los de otros se muestran en tiempo real. Más exactamente, en la coautoría, los comentarios modernos no son visibles hasta que presiona el botón. Cuestión, lo que le da tiempo para pensar en cómo evitar las susceptibilidades. Pero si está utilizando una versión anterior de Word, que por lo tanto no tiene un botón Cuestión, los comentarios que escribe en un documento en línea son visibles para todos mientras escribe ...
- En Windows, macOS, la web, iOS y Android, coloque @Toto en un comentario moderno y su colega Toto será notificado por correo electrónico de que un comentario es relevante para él. En Word para la web, también es posible asignar una tarea a un colega. No hemos probado estas funciones, que requieren condiciones especiales, incluido el uso de Outlook (ayuda en línea en francés e inglés).
- Con la solución de intranet de Microsoft SharePoint o con OneDrive para el trabajo o la escuela, Office le notifica por correo electrónico cuando se agregan comentarios a los documentos creados por usted, o cuando usted o alguien ha respondido a uno de sus comentarios.
¿Cómo eliminar comentarios en Word?
Si algunos comentarios ya no son relevantes, elimínelos. Word te ofrece diferentes formas de borrarlos todos o uno por uno. A menos que prefieras conservarlos pero "resolver la conversación".
- Por ejemplo, haga clic con el botón derecho en un comentario para eliminarlo.
- Bajo la pestaña revisión, también puede hacer clic en el botón Suprimir para eliminar el comentario seleccionado actualmente en el texto o para Eliminar todos los comentarios del documento.
- Las versiones más recientes de Word también ofrecen eliminar todos los comentarios resueltos.
- Si marcó la opción comentarios en la lista desplegable Mostrar marcas (las versiones recientes de Word ya no muestran esta opción), los comentarios son parte de los cambios y se pueden eliminar usando el botón Rechazar.
- No se permite la eliminación en un documento protegido.
- Si desea mantener un intercambio de comentarios mientras lo marca como "resuelto", presione el botón. Resolver. Con los comentarios modernos, estas conversaciones resueltas ya no son visibles en la vista emergente, pero vuelven a ser visibles en la vista de lista, en el panel. comentarios. Estas conversaciones resueltas están atenuadas, pero aún es posible Reabrir la conversación.
¿Cómo imprimo comentarios y ediciones de un documento de Word?
En Windows y macOS, imprima sus documentos o conviértalos a PDF con o sin mostrar comentarios y otras marcas de revisión.
- En Windows o macOS, debajo de la pestaña revisión, en la lista desplegable Mostrar para revisión de seguimiento de cambios, elija Todas las marcas para ver los comentarios y cambios realizados en el documento. Escoger Sin marca para obtener una impresión o un PDF sin comentarios, pero con cambios visibles (consulte nuestra hoja de práctica sobre el seguimiento de cambios en Word).
- Iniciar el comando Archivo> Imprimir.
- En versiones recientes de Word para Windows, para mostrar u ocultar comentarios y marcas de revisión al imprimir o para generar un PDF, también puede expandir la lista de parámetros y marcar o desmarcar la opción Marcas de impresión. La ventana de vista previa le muestra cómo se imprimirá el documento. Elija impresora Microsoft Print to PDF si desea producir un PDF en lugar de una copia impresa.
- En Mac, debajo de la pestaña revisión, elige por ejemplo Todas las marcas para ver comentarios y cambios.
- En el menú Archivo, haga clic en impresión. La pequeña ventana de vista previa le muestra el documento tal como se imprimirá. Para no desperdiciar papel, puedeAbrir en vista previa para ver si la presentación le conviene, o elGuardar como pdf, por ejemplo.
¿Cómo cambio el nombre de usuario de los comentarios existentes?
Aquí hay una macro que le permitirá reemplazar un nombre de autor de comentario específico, o todos los nombres de autor de comentario, con el nuevo nombre que va a proporcionar.
Esta macro opera solo en el documento actualmente abierto en Word, no cambia el nombre de usuario de Office en las Opciones / Preferencias de su software de Microsoft. Dependiendo de las protecciones habilitadas en sus documentos y en Word, es posible que esta macro no funcione para usted. Lo probamos en Word para Microsoft 365 para Windows y macOS.
- Para escribir la macro, en Word para Windows o macOS, haga clic en la pestaña Mostrar entonces Macros> Mostrar macros.
- En la lista Macro disponible en, seleccione Normal.dot.
- En el campo Nombre de macro, escriba ChangeAuthorComentarios
- En Windows, presione el botón Crear o, en Mac, presione el +.
- Editor Microsoft Visual Basic para aplicaciones se abre.
- Copiar al portapapeles (Ctrl + C en PC, cmd + C en Mac) la macro indicada al final del artículo: la primera línea comienza con Sub, la última línea es End Sub
- De vuelta en el editor Microsoft Visual Basic para aplicaciones, seleccione con el mouse o el teclado las siete líneas de la macro actualmente vacía, que comienza con Sub y termina con End Sub.
- En el editor de macros, haga clic en el menú Editar> Pegar para pegar la macro en lugar de las 7 líneas seleccionadas.
- La ventana de edición debe verse como la de abajo, con algunas palabras en verde, algunas en azul y otras en negro. Cierre el editor, Word memorizará la macro para sus próximas sesiones de trabajo.
- Para iniciar la macro, abra el documento de Word con los comentarios cuyo nombre de autor desea cambiar. Seleccione los párrafos o el documento completo (Ctrl + A en PC, cmd + A en Mac) para especificar qué parte del documento con comentarios se verá afectada por el cambio. Si no selecciona nada, la macro dejará de devolver un mensaje de error.
- Haga clic en la pestaña Mostrar entonces Macros> Mostrar macros.
- Seleccione la macro ChangeAuthorComments de la lista y luego presione el botón. realizar.
- Se lanza la macro. Si no ha seleccionado párrafos previamente o el documento completo, se detiene con un mensaje de error.
- Opcionalmente, indique el autor cuyo nombre desea cambiar en los comentarios. Si deja este campo vacío (presione el Echap o la llave Entrada), todos los nombres de los autores de los comentarios serán reemplazados por el que vas a especificar.
- Luego ingrese el nuevo nombre de usuario. Si deja este campo en blanco, la macro devolverá un mensaje de error.
- Finalmente, ingrese las iniciales asociadas con el nuevo nombre de usuario. Si deja este campo en blanco, la macro devolverá un mensaje de error.
- Si el nuevo nombre o sus iniciales están vacíos, se muestra un mensaje de error y la macro se detiene.
- De lo contrario, un mensaje le indica el número de comentarios cuyo nombre se ha cambiado.
- Recuerda que el nombre solo se cambia en los comentarios del documento actual, pero no en las opciones de Word y otras aplicaciones de Office.
- Aquí está el texto de la macro para copiar y pegar:
Sub ChangeAuthorComments () '' Macro ChangeAuthorComments '' En los comentarios del documento abierto, esta macro reemplaza un nombre preciso del autor de los comentarios ... '... o todos los nombres de los autores de los comentarios por el nuevo nombre que es indicado. 'El nombre de usuario de Office no se modifica en las Opciones' Dim I, CommsCount As Long Dim OldCommentsName As String Dim NewCommentsName As String Dim NewCommsInitials As String If Selection.Comments.Count = 0 Then MsgBox "Su selección no tiene comentarios. Operación cancelada". ,, "Word macro" Exit Sub End If OldCommentsName = InputBox ("Nombre de usuario de Office para reemplazar (deje este campo en blanco para cambiar el nombre de todos los comentarios):", "Word macro") OldCommentName = UCase (OldCommentName) NewCommentName = InputBox ("Nuevo nombre de usuario de Office:", "Macro de Word") NewComminitials = InputBox ("Iniciales de nuevo usuario de Office:", "Macro de Word") Si NewCommentName = "" O NouvellesInitialesComm = "" Entonces MsgBox "El nuevo nombre de usuario de Office y las iniciales no pueden estar vacías. Operación cancelada. ",," Word macro "Exit Sub End If With Selec ción Para I = 1 Para .Comments.Count If AncienNomCommentaires = "" O UCase (.Comments (I) .Author) = OldNomComments Then .Comments (I) .Author = NewNomCommentaires .Comments (I) .Initial = NewInitialComm CompteurComms = CompteurComms + 1 Finalizar si siguiente Termino con MsgBox Str (CommsCount) + "comentario (s) modificado (s)." ,, "Macro de palabra" End Sub
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